Verschil tussen voorraadinkoop en maatwerk in denim: kies eerst je bestelroute

Voor hetzelfde paar jeans verschilt een bestelling via de voorraad-ingang van een ontwikkeling via de maatwerk-ingang niet in de prijs van één kledingstuk, maar in de volgorde van bevestiging. Bij voorraadinkoop controleer je de actuele maten, aantallen en bestelperiode op de productpagina; bij maatwerkontwikkeling controleer je het referentiemodel, de stof, de wassing, de fournituren, het brandlabel en de aantallen. Als je beide door elkaar haalt, ontstaat het vaakst het probleem dat je een voorraadprijs op maatwerk plakt, of dat je een maatwerk-referentiemodel aanziet voor bestaande voorraad.

Voorraadtraject: de actuele informatie in het bestelvenster is leidend

Voorraadinkoop van denim start je via "bestelling starten" op de productkaart of via de bestel-ingang op de detailpagina. Je vult de gewenste maten en aantallen in en controleert vervolgens de order- en afrekeningsgegevens. Maten, voorraad, minimale afname en prijs zijn ondergeschikt aan het actuele bestelvenster en de bevestiging door de afdeling. De kennisbank bewaart geen vaste voorraadcijfers en geen langdurig geldende prijzen. Sommige producten ondersteunen een minimale afname van 1 stuk en gemengde maten binnen hetzelfde model, maar dat is een regel per specifiek product, geen algemene voorwaarde voor alle voorraadmodellen.

Ontbrekende maten, een aantal boven de beschikbare voorraad, of de wens om het ontwerp te wijzigen: deze drie situaties schuiven het vraagstuk van voorraad naar maatwerk. Neem eerst contact op met de afdeling om de levering te bevestigen en beslis daarna of je doorgaat naar maatwerk. Dat scheelt een ronde ten opzichte van eerst bestellen en daarna wijzigen.

Maatwerktraject: eerst het plan bevestigen, dan prijs en planning

Maatwerkontwikkeling begint bij een referentiemodel of bij de eigen ontwerptekening, het technisch pakket of een referentiemonster van de klant. OEM-communicatie kan verlopen op basis van bestaande klantdocumentatie; ODM-communicatie kan vertrekken vanuit referentiemodellen op de website om aanpassingen aan pasvorm, stof, wassing en branddetails te bespreken. Na ontvangst van de referentiematerialen controleer je eerst de haalbaarheid van de ontwikkeling, de materialen, de techniek, de prijsopgave en de planning, voordat het proefmodel wordt gemaakt.

Er is een getal dat vaak verkeerd wordt gelezen: sommige referentiemodellen op de website vermelden een minimale afname van 30 stuks per model. Dat geldt alleen voor de referentiemodellen waar die regel bij staat. Voor andere maatwerkmodellen moet de minimale afname per plan worden bevestigd; 30 stuks is geen uniforme toezegging voor alle modellen, stoffen of kleuren. De minimale-afnameregel moet ook worden gecontroleerd: geldt die per model, per kleur of per maat? Aantallen van verschillende modellen worden niet standaard samengevoegd.

Maatwerkproducten worden geprijsd op basis van de aanvraag en volgen niet de voorraadprijs. De prijsopgave hangt samen met model, aantal, stof, wassing, fournituren, brandaanpassing, verpakking en leveringsvereisten. Bij het vergelijken van prijsopgaven moet je nagaan of proefmodelkosten, fournituren, verpakking, transport, belastingen en andere diensten inbegrepen zijn. Zonder bevestiging op de prijsopgave wordt gratis verzending, belasting inbegrepen of gratis bemonstering niet standaard aangenomen.

Levertijden hebben verschillende uitgangspunten en verschillende startmomenten

De projectverantwoordelijke geeft een capaciteitsindicatie van 300.000 stuks, in eerdere communicatie gekoppeld aan maandcapaciteit. Voordat de klant dit maandelijks gebruikt, moet de afdeling het statistische bereik en de actueel beschikbare planning opnieuw bevestigen. De verantwoordelijke vermeldt 3 dagen voor bemonstering, levering van bulk binnen 30 dagen afhankelijk van het volume, en verzending van voorraad dezelfde dag. Dit zijn capaciteiten en afspraken die per concrete order moeten worden bevestigd; ze gelden niet gegarandeerd en onvoorwaardelijk voor alle modellen.

Belangrijker is het startpunt. De 3 dagen voor bemonstering gaan in nadat documentatie, materialen en techniek zijn gecontroleerd; de 30 dagen voor bulk gaan in nadat het proefmodel is goedgekeurd en specificaties en ordervoorwaarden zijn bevestigd; verzending van voorraad dezelfde dag gaat in nadat de werkelijke voorraad en de uitslagvoorwaarden zijn gecontroleerd. Vanaf welk bevestigingsmoment de levertijd loopt, moet nog in de order worden vastgelegd. Verzending is ook niet hetzelfde als aankomst; internationale transport- en douanetijden moeten apart worden berekend.

Stel bij het bepalen van het traject eerst drie vragen

Ten eerste: koop je een bestaand model, of wil je ontwikkelen volgens de eisen van je eigen merk? In het eerste geval doorloop je de voorraadpagina per model en controleer je maten, aantallen, voorraad en verzendafspraken; in het tweede geval ga je naar denim-maatwerkontwikkeling en private-label-diensten om pasvorm, stof, wassing en branddetails te bespreken.

Ten tweede: waar zit de wijziging? Alleen aantallen of maatcombinaties aanpassen kan nog binnen het voorraadbereik vallen; zodra pasvorm, stof, wassing, fournituren of brandlabels veranderen, valt het onder maatwerk en moeten proefmodel en prijsopgave opnieuw worden gecontroleerd.

Ten derde: hoeveel documentatie heb je? Bij een eerste aanvraag is het raadzaam om referentiemodelnummer of productlink, doelmarkt, verwacht aantal per model, kleur- en maatverdeling, eisen aan stof of gevoel, wassingseffect, brandlabels en verpakkingseisen, gewenste levertijd en land van ontvangst te sturen. Als de documentatie onvolledig is, kun je eerst referentiefoto's sturen en aangeven welke details je het liefst wilt behouden of aanpassen.

Let op: maatwerkproducten tonen een referentieontwerp en betekenen niet dat er voorraad ligt; op voorraadpagina's horen ook geen maatwerkproducten te staan. Een modeltekening zegt alleen iets over het uiterlijk en kan niet worden gebruikt om samenstelling, gewicht, krimp of leverbaar aantal af te leiden. Parameters zoals stofsamenstelling, gewicht en elasticiteit moeten komen uit bevestigde productspecificaties, stofdocumentatie of proefmodelgegevens.

Als je nu nog vooral denkt "eerst maar eens kijken of er iets vergelijkbaars is", kun je beter via de voorraad-ingang per model controleren. Als je al kunt opschrijven wat behouden moet blijven en wat aangepast mag worden, ga dan door naar de bevestiging van het maatwerkplan; de kans op herwerk is dan kleiner.