Voor het nabestellen eerst onderscheid maken: checklist voor het aanvullen van voorraad en het herbestellen van maatwerk

Het meest voorkomende probleem bij nabestellingen is niet een verkeerd opgegeven aantal, maar dat de voorwaarden van de vorige order automatisch als voorwaarden voor deze order worden aangenomen. Of de oorspronkelijke order een voorraadorder of een maatwerkorder was, bepaalt rechtstreeks wat er bij de nabestelling bevestigd moet worden en vanaf welk moment de levertijd gaat lopen.

Bevestig eerst welke route je nabestelt

Bij voorraadnabestelling en bij maatwerkherbestelling zijn de te controleren punten verschillend. Bij voorraad gaat het erom of het betreffende model in het huidige bestelvenster nog de maten en aantallen heeft die je nodig hebt; bij maatwerkherbestelling gaat het erom of de stof, wassing, fournituren, labels en specificatieversie die bij de vorige order zijn bevestigd, ongewijzigd kunnen worden hergebruikt.

Als de oorspronkelijke order een voorraadorder was, controleer dan vóór de nabestelling op de productpagina de maten en de bestelbare aantallen. Ontbreken er maten of overschrijdt het aantal de beschikbare voorraad, neem dan contact op met de verkoopafdeling om de levering te bevestigen; reken niet op basis van de aankomstdatum van de vorige order. De pagina voor voorraadinkoop vind je bij Voorraad denim inkoop; controleer daar per model.

Als de oorspronkelijke order maatwerk was, betekent een nabestelling niet dat je eenvoudigweg kopieert. Stofbatches, wassingseffecten en voorraad van fournituren kunnen veranderen; bevestig punt voor punt of de eerder goedgekeurde versie wordt aangehouden.

Bij maatwerkherbestelling per punt bevestigen welke voorwaarden worden aangehouden

De kern van een maatwerknabestelling is "wat blijft gelijk, wat moet opnieuw worden bevestigd". Controleer in de volgende volgorde:

• Stof: is de eerder bevestigde stofspecificatie nog beschikbaar. Bij een andere batch of een andere leverancier kunnen kleur, hand en wassingseffect verschillen; beschouw dit niet zonder meer als gelijkwaardige vervanging.
• Wassing: wordt het wassingseffect dat bij het oorspronkelijke sample is bevestigd, als referentie voor deze keer gebruikt. Referentiefoto's worden beïnvloed door licht en scherm en gelden niet als absolute norm voor kleurverschil; ga terug naar de goedgekeurde samplegegevens.
• Fournituren en labels: hebben het hoofdlabel, waslabel, leren label, de knopen, nietjes, ritsen, hangtags en verpakking afzonderlijke eisen voor aantallen, kosten en levertijd. Als de fournituren van de vorige order al verbruikt zijn, moeten deze opnieuw worden bevestigd.
• Specificatieversie: voor de bulkproductie wordt de door beide partijen bevestigde specificatieversie gebruikt. Controleer vóór de nabestelling of de maattabel, de meetmethode en de toestand vóór en na wassen nog dezelfde versie zijn.

Als een van deze punten verandert, kan het nodig zijn opnieuw een sample te maken of het sample opnieuw te beoordelen; je kunt niet direct door naar de bulkproductie. Het aanspreekpunt voor maatwerkontwikkeling en private label vind je bij Maatwerk denim ontwikkeling en private label.

Vanaf welk moment gaat de levertijd van de bulkproductie lopen

Bij het plannen van de levertijd gaat het er niet om een aantal dagen te onthouden, maar om duidelijk vast te leggen vanaf welk bevestigingsmoment wordt gerekend.

De door de verantwoordelijke opgegeven richtlijn is: sample maken 3 dagen, bulkproductie binnen 30 dagen afhankelijk van het volume, voorraad dezelfde dag verzonden. Dit zijn capaciteiten en afspraken die per concrete order moeten worden bevestigd; ze gelden niet gegarandeerd en onvoorwaardelijk voor alle modellen.

In de praktijk moeten bij het sample maken de gegevens, materialen en technieken worden gecontroleerd; bij de bulkproductie moeten volume en planning worden afgestemd; bij voorraad moeten de werkelijke voorraad en de uitleveringsvoorwaarden worden gecontroleerd. Vanaf welk bevestigingsmoment de levertijd loopt, moet nog in de order worden vastgelegd. Verzending is niet hetzelfde als aankomst; internationale transport- en douanetijden worden afzonderlijk berekend.

Als bij een nabestelling dezelfde stof en fournituren worden gebruikt, kan de levertijd korter zijn dan bij de eerste ontwikkeling; als er materiaalwijzigingen of een nieuw sample nodig zijn, moeten de tijd voor het sample en de beoordeling worden meegerekend.

Gegevens die deze keer moeten worden bevestigd

Stel vóór de nabestelling een korte checklist op: het oorspronkelijke ordernummer, het modelnummer, het nabestelvolume en de maatverdeling, de eerder bevestigde stof- en wassinggegevens, de resterende voorraad fournituren en labels, de gewenste aankomstdatum en het land van ontvangst. Pas als deze gegevens bij de verkoopafdeling liggen, kan worden bepaald of de order direct kan worden ingepland of dat opnieuw bevestiging nodig is.

Volgende stap in deze fase: zoek de goedgekeurde samplegegevens en de specificatieversie van de vorige order op, vergelijk deze met de huidige nabestelbehoefte en markeer welke voorwaarden mogelijk zijn veranderd.